Schuldenfalle Nebenkostenabrechnung – böses Erwachen zum Jahresende

Viele Mieter nehmen die Nebenkostenabrechnung so hin, wie der Vermieter sie ihnen schickt, ohne einen Blick auf die Positionen zu werfen, die dort aufgeführt sind. Spätestens dann, wenn ein hoher Betrag nachgezahlt werden soll, sollte man sich mit dem, was in der Nebenkostenabrechnung steht, näher befassen.

Nicht alle Kosten, die einem Vermieter im Laufe eines Miet­jahres entstehen, dürfen auch anteilig vom Mieter eingefordert werden.
Im Folgenden finden Sie die Positionen, die der Vermieter in jedem Fall in der Neben­kosten­abrechnung geltend machen darf:

Zunächst einmal fällt für den Vermieter eine Grund­steuer an. Dann fließt der Wasser­verbrauch, die Wasser­erwärmung, sowie Gebühren für Abwasser mit in die Abrechnung ein. Weiterhin fallen Heiz- und Strom­kosten an. Beiträge für die Versicherungen des Hauses, Gebühren für die Müll­entsorgung und Straßen­reinigung, als auch die Beschäftigung eines Gärtners oder Haus­meisters sind vom Mieter ebenfalls teil­weise mitzutragen. Verfügt das Haus über einen Aufzug, sind die dafür anfallenden Betriebs­kosten ebenfalls von den Mietern mitzutragen.

Grundsätzlich gilt: Nur was im Miet­vertrag vereinbart wurde, kann auch hinterher abgerechnet werden! Gibt es zum Beispiel eine Vereinbarung über die Wartung von Feuer­löschern und Rauchmeldern, kann auch dieser Posten in der Nebenkostenabrechnung auftauchen.

Ein weiterer Punkt: Reparatur­kosten sind nicht automatisch Betriebs­kosten, die in der Nebenkostenabrechnung auftauchen dürfen!

Ebensowenig dürfen die Kosten bei leerstehenden Wohnungen nicht über die Nebenkosten­abrechnung auf andere Mieter verteilt werden. Diese muss jeder Vermieter selbst tragen!

Spätestens 12 Monate nach Ablauf des Mietjahres muss der Vermieter dem Mieter die Nebenkosten­abrechnung für das vergangene Jahr vorlegen. Darin wird aufgelistet, welche Beträge monatlich mit der Miete an den Vermieter überwiesen wurden und welche Ausgaben dieser hatte. Diese zwei Beträge werden dann miteinander verglichen und eine Bilanz gezogen.

Hat der Vermieter die Nebenkosten zu hoch kalkuliert (Sie haben insgesamt mehr gezahlt, als er ausgegeben hat), bekommen Sie den Rest­betrag erstattet und es kommen keine weiteren Kosten aus der Jahresabrechnung auf Sie zu.

Liegt der Fall anders herum und die Nebenkosten waren zu niedrig kalkuliert (Sie haben insgesamt weniger gezahlt, als ihr Vermieter ausgegeben hat), sind Sie verpflichtet, Ihrem Vermieter den Differenz­betrag zu zahlen.

Dies kann unter Umständen zu einer Verschuldung Ihrerseits führen, wenn Sie nicht in der Lage sind, die oftmals hohen Beträge zu begleichen und ihr Vermieter zum Beispiel eine Raten­zahlung verweigert.

Nicht zu vergessen ist außerdem, dass im nächsten Jahr höhere Nebenkosten­beträge fällig werden, damit zum Jahresende nicht wieder eine hohe Nachzahlung auf Sie zukommt.

All diese Umstände können schnell zu einer Überschuldung führen.

Um einem solchen Szenario vorzubeugen, empfiehlt es sich, die Nebenkosten, auf die sie Einfluss haben, zu kontrollieren und daraufhin zu überprüfen, ob Ihre Ergebnisse mit der Kalkulation des Vermieters übereinstimmen.

So können Sie zum Beispiel Ihren Strom- und Wasser­verbrauch nach ein oder zwei Monaten auf das gesamte Jahr hochrechnen und so bestimmen, ob sie über oder unter dem Soll liegen. Ist Ihr Verbrauch höher, sprechen Sie mit Ihrem Vermieter und setzen Sie die monatlichen Kosten etwas höher an, sodass Sie am Ende des Mietjahres keine Mammut­zahlung erwartet.

Der Vermieter ist verpflichtet, die Nebenkostenabrechnung so aufzuführen, dass Sie als Mieter diese nachvollziehen können. Das bedeutet zum Beispiel, dass er den Umlage­schlüssel mitteilt und erläutert. Auch müssen die Gesamt­kosten aller Kostenarten (z.B. die Heizungskosten aller Mieter Ihres Hauses) aufgeführt sein.

Es steht Ihnen darüber hinaus nach § 29 NMV (Neubau­mieten­verordnung) zu, Einsicht in Belege des Vermieters zu nehmen, sodass Sie bei Zweifel über die Richtigkeit der Nebenkostenabrechnung prüfen können, ob Ihr Vermieter diese ordnungs­gemäß aufgesetzt hat. Möchten Sie die Originale einsehen, müssen Sie dafür zum Vermieter gehen, denn eine Übersendung der Belege steht Ihnen nur in Form von Kopien zu. Für Kopien und Post entstandene Kosten müssten Sie selbst aufkommen. Für Menschen, die sich in einer finanziell angespannten Situation befinden, empfielt sich demnach also die Einsicht beim Vermieter.

Nebenkostenabrechnungen sind nicht nur komplex, sondern oft auch fehlerhaft: Laut dem Deutschen Mieterbund ist etwa jede zweite Abrechnung fehlerhaft. Umso wichtiger ist es, diese gründlich zu prüfen und sich über die eigenen Rechte im Klaren zu sein.

Mieter haben das Recht, innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung Widerspruch einzulegen. Der Widerspruch sollte stets schriftlich erfolgen und idealerweise konkrete Zweifel an einzelnen Posten oder Beträgen benennen. Eine vorherige Belegeinsicht ist sinnvoll und gesetzlich erlaubt – Vermieter müssen diese Einsicht ermöglichen.

Wer sich bei der Prüfung unsicher ist oder Unterstützung benötigt, kann sich an einen örtlichen Mieterverein wenden. Diese bieten oft Rechtsberatung oder sogar juristische Vertretung – in vielen Fällen schon im Rahmen einer Mitgliedschaft.

Führt eine hohe Nachzahlung zu finanziellen Engpässen, gibt es staatliche Hilfen wie Wohngeld oder – bei Leistungsbezug – Unterstützung durch das Jobcenter. Wichtig ist: Nicht abwarten, sondern schnell handeln und Anträge rechtzeitig stellen.