Datenschutzhinweise

1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen

Diese Datenschutzhinweise gelten für die Datenverarbeitung durch:

AdvoNeo Schuldnerberatung
AdvoNeo Services GmbH
Harkensee 6
22307 Hamburg
Tel 040 60 59 61 110
E-Mail: post (at) AdvoNeo.de

 

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck und deren Verwendung

2.1 Allgemein

Wenn Sie uns mandatieren, erheben wir folgende Informationen:

• Anrede, Vorname, Nachname,
• eine gültige E-Mail-Adresse,
• Anschrift,
• Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk)
• Informationen, die für die Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte im Rahmen des Mandats notwendig sind

Die Erhebung dieser Daten erfolgt,

• um Sie als unseren Mandanten identifizieren zu können,
• um Sie angemessen beraten und vertreten zu können,
• zur Korrespondenz mit Ihnen,
• zur Rechnungsstellung und
• vorsorglich für den Fall der Fälle zur Abwicklung eventueller Ansprüche aus der Mandatsbeziehung (z.B. Haftungsansprüche oder Zahlungsansprüche)

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Ihre Anfrage hin und ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO zu den genannten Zwecken für die angemessene Bearbeitung des Mandats und für die beidseitige Erfüllung von Verpflichtungen aus dem Mandatsvertrag erforderlich.

Die für die Mandatierung von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nach 6  Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Mandat beendet wurde, gespeichert und danach gelöscht, es sei denn, dass wir nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus HGB, StGB oder AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind oder Sie in eine darüberhinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben.“

 

2.2 Vertragsunterzeichnung

Zur Vertragsunterzeichnung nutzen wir den Dienst der inSign GmbH, Am Bäckeranger 2, 85417 Marzling (nachfolgend: inSign), eine Web-Anwendung für eine einfache und rechtssichere elektronische Unterschrift der Verträge.

Bei Nutzung des Dienstes werden für die handschriftliche „fortgeschrittene elektronische Signatur“ (FES) während des Unterschriftsvorgangs biometrische Unterschriftsdaten aufgenommen. Es handelt sich dabei um die zeitbezogenen Informationen darüber, wie die Unterschrift von der betreffenden Person erzeugt wurde (Schreibrichtung, Schreibpausen etc.).

Die Erhebung dieser Daten erfolgt, um im Bedarfsfalle nachzuweisen, dass die auf dem Dokument vorhandene elektronische Signatur vom Vertragspartner angebracht wurde.

Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich mit Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a), Art. 7, Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO. Sollten Sie die Einwilligung nicht erteilen wollen, entfällt die Möglichkeit einer elektronischen Unterschrift und Sie können die Verträge ausdrucken und unterzeichnet zurücksenden. Die Einwilligung ist jederzeit für die Zukunft widerrufbar. Der Widerruf betrifft nicht die bis zum Widerruf durchgeführten Verarbeitungen. inSign verarbeitet die dort erhobenen Daten für uns im Auftrag. Daher haben wir mit inSign einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO geschlossen.

Die biometrischen Daten werden sofort nach Abschluss des handschriftlichen Unterschriftsvorgangs verschlüsselt und als verschlüsseltes Paket im PDF-Dokument eingebettet und archiviert. Eine Entschlüsselung der Daten erfolgt nur auf gerichtliche Anordnung. Die erstellten Dokumente werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für Anwälte (10 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Mandat beendet wurde,) gespeichert und danach gelöscht, es sei denn, dass wir nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus HGB, StGB oder AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind oder Sie in eine darüberhinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben. Die bei inSign archivierten Dokumente werden ebenfalls entsprechend der vorgenannten Fristen und Voraussetzungen gespeichert und danach gelöscht.

Weitere Informationen finden Sie auch in der Datenschutzerklärung von inSign unter https://static.insign365.getinsign.cloud/insign-datenschutz.html.

2.3. Telefonische Kommunikation über comdesk und Microsoft Teams

Im Rahmen der Betreuung und Abwicklung Ihres Mandatsverhältnisses kommunizieren wir mit Ihnen auch telefonisch. Hierfür nutzen wir eine Cloud-Telefonielösung der deutschen comdesk GmbH in Verbindung mit Microsoft Teams (Microsoft Ireland Operations Limited) als softwarebasiertes Telefonie-Endgerät unserer Mitarbeiter.

Umfang der Datenverarbeitung: Bei jedem ein- und ausgehenden Telefonat werden programmtechnisch folgende Verbindungsdaten verarbeitet: Ihre Rufnummer sowie die angewählte Durchwahl/Rufnummer unserer Kanzlei, Datum, Uhrzeit, Beginn und Dauer der Verbindung, Anrufstatus, interne Benutzerkennung unseres Sachbearbeiters, Inhaltliche Notizen und Aktenvermerke, die zur sachgerechten Bearbeitung des Mandats gefertigt werden.

Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten aus dem Mandatsvertrag sowie gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an einer effizienten, standortunabhängigen Mandatsbearbeitung und Dokumentation erforderlich.

Auftragsverarbeitung und Geheimnisschutz: Mit beiden Anbietern (comdesk GmbH und Microsoft Ireland Operations Limited) bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Beide Anbieter sind vertraglich zur strengen Vertraulichkeit verpflichtet und setzen angemessene technisch-organisatorische Sicherheitsmaßnahmen nach Art. 32 DSGVO ein, um den Schutz und die Geheimhaltung Ihrer Daten zu gewährleisten. Die Datenverarbeitung erfolgt primär auf Servern innerhalb der Europäischen Union bzw. im Rahmen der Microsoft EU Data Boundary. Soweit Daten ausnahmsweise in die USA übermittelt werden, stützt sich Microsoft auf die Angemessenheitsentscheidung der EU-Kommission (EU-U.S. Data Privacy Framework) bzw. auf genehmigte Standardvertragsklauseln (SCCs).

Speicherdauer: Inhaltliche Gesprächsnotizen und Beratungsvermerke verbleiben als Bestandteil Ihrer Beratungsakte gespeichert. Diese Daten werden in der Regel für die Dauer von 6 Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Beratung beendet wurde, aufbewahrt, um gesetzliche handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten (u. a. gem. § 257 HGB, § 147 AO) zu erfüllen und eventuelle zivilrechtliche Ansprüche abwickeln zu können. Reine Verbindungs- und Verkehrsdaten in den Systemen von comdesk und Microsoft werden nach Ablauf der betrieblich notwendigen Vorhaltezeit (in der Regel 30 bis 90 Tage) automatisch gelöscht.

 

3. Online-Terminvereinbarung

Wir verwenden den Dienst „cituro“ der cituro GmbH, Peter-Dörfler-Straße 30, 86199 Augsburg (nachfolgend cituro). Dabei handelt es sich um ein Online-Terminvergabe-Tool, das uns dabei unterstützt, mit Ihnen online einen Termin zu vereinbaren.

Hierzu verarbeitet cituro in unserem Auftrag Ihren Namen, Vornamen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Telefonnummer, unter der wir Sie zum angegebenen Termin erreichen können. Diese Daten verarbeitet cituro aufgrund des mit uns geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrags gem. Art. 28 DSGVO i.V.m. dem mit Ihnen geschlossenen Mandatsvertrag gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

Die Daten werden bei cituro nach Ablauf von 3 Monaten nach Durchführung des Termins wieder gelöscht. Die Daten werden auf den Servern von cituro in Deutschland gespeichert.

Des Weiteren erfasst cituro kurzfristig Ihre IP-Adresse, Ihre Referrer-URL, die Uhrzeit des Zugriffs auf das Terminverwaltungstool; diese Daten werden ausschließlich für die technische Bereitstellung des Dienstes verwendet und anschließend automatisch wieder gelöscht. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt insoweit auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, da wir ein berechtigtes Interesse an einer möglichst unkomplizierten Terminvereinbarung und der korrekten technischen Abwicklung haben.

 

4. Weitergabe von Daten an Dritte

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt.

Soweit dies nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Mandatsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist, werden Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergegeben. Hierzu gehört insbesondere die Weitergabe an die inSign GmbH, Verfahrensgegner und deren Vertreter (insbesondere deren Rechtsanwälte) sowie Gerichte und andere öffentliche Behörden zum Zwecke der Korrespondenz sowie zur Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte. Die weitergegebenen Daten dürfen von dem Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden.

 

5. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht:

• gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen;
• gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
• gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
• gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
• gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
• gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und
• gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Kanzleisitzes wenden.

 

6. Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an post (at) AdvoNeo.de